컨플루언스 첨부 파일(Confluence Attachments) 다루기

Confluence 로 모든 문서를 작성할 수는 없고 목적에 맞게 외부 저작 도구(MS Office, Adobe Photoshop 등) 도 적절하게 사용해야 합니다.

예로 제안서를 작성한다면 PowerPoint 가 더 적당한 도구이며 프로젝트 예산을 관리한다면 Ms Excel 을 사용하는 게 더 좋습니다.

하지만 Confluence 에서 작성해도 되는 문서를 편하다는 이유로 MS Word 나 HWP 같이 협업에 적당하지 않는 도구를 사용하는 것은 바람직하지 않습니다.

특히 Excel 은 표 관리가 편하다는 이유로 워드 프로세서처럼 사용하는 경우가 많은데 스프레드 시트가 아닌 문서 작성 도구로 엑셀을 사용하는 것은 협업을 어렵게 하고 예전 프로세스로 회귀하게 될 위험이 큽니다.

외부 저작 도구를 활용해서 문서를 작성하고 있다면 문서 파일을 Confluence 에 첨부해서 관리하면 다음과 같은 장점이 있습니다.

이메일에 첨부하는 것보다 쉽게 공유 및 협업이 가능하며 Confluence 도입 취지인 단일 정보의 출처 만들기(Create a source of truth)에 적합합니다.
쉽게 첨부 파일 버전 관리를 할 수 있습니다.
첨부 파일에 meta 정보(property)와 label 을 부여해서 체계적으로 관리할 수 있습니다.

첨부파일명은 특수문자(\[, \], &등을 포함하면 안 됩니다.)

버전관리는 Web DAV(World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) 프로토콜을 사용하며 첨부 파일 이름이 동일해야 됩니다.

파일 첨부

추가하기

첨부할 페이지로 들어갑니다.
첨부할 파일을 마우스로 끌어서 페이지가 열린 브라우저에 놓으면 자동으로 첨부됩니다. (HTML5 의 Drag & Drop 을 지원하는 브라우저야 합니다.)
파일의 유형에 따라 MS Office 나 PDF 일 경우 변환해서 페이지내에 포함해서 보여주고 이미지일 경우 본문에 바로 첨부합니다.

갱신하기

동일한 파일 이름으로 업로드하면 자동으로 버전이 업그레이드 됩니다.

버전 확인

첨부 파일 목록 화면에서 파일명 좌측의 화살표를 누르면 버전을 확인할 수 있습니다.

첨부 삭제

목록에서 삭제를 클릭하면 됩니다.

삭제된 첨부 파일도 휴지통으로 가므로 공간 관리자는 주기적으로 휴지통을 정리해 주면 됩니다.

메타 입력

속성(Property)

첨부 파일 목록에서 속성을 누르면 첨부 파일에 label 을 달거나 댓글을 달 수 있습니다.

label

속성 화면 또는 목록에서 레이블 옆의 연필 아이콘을 클릭하면 첨부 파일의 레이블을 수정할 수 있습니다.

첨부 파일 페이지 이동

첨부 파일을 다른 페이지로 이동하려면 속성 메뉴에 들어간 후에 이동할 페이지를 적어주면 됩니다.

첨부 파일 매크로

컨플루언스 첨부 파일을 관리하는 attachment macro 참고

첨부 파일 잘 관리하는 법

confluence 에서 첨부 파일 관리를 제대로 못하면 엄청난 불편과 짜증을 유발하게 되므로 참고할 practice 를 정리했습니다.

첨부 파일이 있는 Page 복제 주의

주간 업무를 page 로 작성하지 않고 word 나 hwp 로 작성한 후에 첨부한 경우가 있다고 가정해 봅시다.

주간 업무를 지난주 page를 복제해서 만든다면 page 복제시 첨부 파일도 계속 복제가 되며 나중에는 수십 개, 수백 개의 첨부 파일이 한 페이지에 붙어 있을 수 있습니다.

그래서 첨부가 있는 페이지를 복사할 때는 기존 첨부가 계속 복사되는 점을 명심하고 복사해야 합니다.

식별 가능한 파일명 사용

파일명을 용도를 알수 있도록 충분히 긴 이름을 부여하는게 좋습니다.(예: 제안서.pptx → 2021년 xx 사업 제안서 .pptx) - 예제 수정

컨플루언스 버전 시스템 활용

Web DAV 를 사용하므로 동일 이름으로 업로드하면 자동으로 버전닝을 매겨줍니다.

수정한 후에 파일 이름을 바꿔서 업로드하면 다음과 같은 문제가 있습니다.

파일 버저닝이 안 되고 새로운 파일이 생겨서 관리가 어렵고 용량도 많이 차지합니다.
컨플루언스는 첨부 파일내 text 를 추출해서 인덱싱합니다. 수정한 파일을 다른 이름으로 올리면 검색시 유사한 내용이 너무 많이 나와서 검색 품질이 급격히 떨어지는 문제가 발생합니다.
그러니 첨부 파일을 수정할 때 이름 바꿔서 올리는 걸 하지 말아야 합니다.

Label Attachments

첨부 파일이 많아지면 헬 게이트가 벌어짐., 특히 confluence 를 파일 서버처럼 사용하는 경우 (v1, v2, v3) 페이지마다 이런 파일을 첨부하면 나중에 검색도 문제가 됨.

confluence 는 첨부 파일의 본문을 추출해서 indexing 하므로 비슷한 내용이 계속 나옴.

Limit attachments to a single page and re-use

오래됐거나 사용하지 않는 첨부 파일 삭제

안 쓰는 예전 버전 파일들을 삭제하는 걸 권장하는 이도 있는데 번거롭고 실수 여지가 있으므로 저는 권장하지는 않습니다.