Confluence Page 공유와 변경 알림

알림으로 인한 정보 과잉을 막기 위해 변경 알림 조건을 꼭 숙지하세요.

업무를 하다보면 갖고 있는 자료를 동료와 공유하고 피드백을 받아야 할 경우가 자주 있습니다.

예전 같으면 email 본문에 내용을 적거나 또는 첨부 파일로 보냈지만 이렇게 할 경우 변경 관리, 정보 취합등 협업과 의사소통에 드는 비용이 너무 과다해 집니다.

컨플루언스의 페이지 공유 기능을 사용하면 페이지를 링크만 보내므로 늘 최신 정보로 유지할 수 있고 정보가 중앙에 쌓이므로 체계적으로 회사의 업무 이력을 남길 수 있는 장점이 있습니다.

페이지 공유(page share)

공유할 페이지가 있을 경우 우측 상단의 공유 버튼을 누르고 사용자 또는 그룹과 컨텐츠를 공유할 수 있습니다.

페이지 공유가 동작하려면 Confluence 에 Email 이 설정되어 있어야 합니다.

Email 미설정시 메시지 박스에 공유 대상자가 표시되지 않고 페이지 링크만 표시됩니다.

Cloud 는 상단의 공유(1)를 클릭하고 공유 대상(2)을 선택하고 공유시 전달할 메시지(3) 를 입력후 보내기를 클릭하면 됩니다.

CLOUD 페이지 공유

서버도 UI 는 다르지만 동일한 절차로 페이지를 공유할 수 있습니다.

과거에는 진척 사항이나 변경 사항이 있을 경우 HWP나 WORD 로 보고용 문서를 만들고 결재판에 넣어서 보고하고 이에 대한 피드백을 보고서내에 빨간 펜이나 연필로 직접 받던 시대도 있었습니다.

이제는 이런 방식으로 정보를 공유하고 의사 결정하는 업무 프로세스를 가졌다면 폭망이 예정되어 있는 시대입니다.

결재판

직접 보고를 받을 수도 있지만 진행 상황이나 변경 사항이 관심있는 페이지가 있다면 주도적으로 페이지 관찰을 통해 변경 사항을 확인하고 피드백을 주고 대응해야 하는 시대입니다.

이런 변화에 맞게 컨플루언스의 notification scheme 과 동작 방식을 이해해야 과다한 알림 이메일로 인한 정보 과부하를 방지할 수 있습니다.

다음 이벤트가 발생할 경우 관찰자(watcher) 들에게 자동으로 알림 메일이 전송됩니다.

스페이스 관찰자

페이지 관찰자

다음과 같은 경우 자동으로 페이지 관찰자(watcher) 에 등록됩니다.

위와 같이 페이지에 이벤트가 발생하면 모든 관찰자에게 알림이 가게 되므로 결재판에 보고 받지 않고도 페이지에 변경 이벤트가 발생하면 이메일로 받아 보고 직접 들어가서 변경 사항을 확인할 수 있습니다.

대신 이런 방식은 정보 과잉(information overloading) 을 유발할 수 있으므로 다음 사항을 꼭 주지해야 합니다.

오타 수정등 사소한 편집때마다 모든 watcher 들에게 알림이 가면 피로도 상승하므로 정보 과잉을 막기 위해서는 페이지 수정시 변경을 알려야 할지 고민 필요
저장시 하단의 "지켜보는 사람에게 알림(1)" 체크 해제하면 알림이 가지 않으므로 사소한 편집일 경우 해제
나중에 주요 변경 사항을 한 눈에 확인할 수 있도록 큰 변경이 있을 경우 "변경 사항에 대한 요약(2)" 을 기록

Cloud 사용자는 편집시 "버전 메모 포함하여 게시" 를 선택합니다.

알릴 필요가 없는 경우 모달 창에서 "관찰자에게 알림(1)" 을 체크 해제하고 "버전 댓글을 포함하여 게시(2)" 에 변경 사항을 요약하고 "게시" 를 클릭하면 됩니다.

Profile → 지켜보기(watch) 매뉴에 들어가면 관찰하는 전체 페이지 목록을 확인할 수 있습니다.

Cloud 는 작업 → 지켜보기 에서 전체 관찰 목록을 확인할 수 있습니다.